Asiakirjojen lähettäminen seurakuntayhtymälle on lähettäjän vastuulla. Sähköisen asioinnin osoitteeseen lähetetyistä viesteistä vastataan lähettäjälle. Seurakunta ei vastaa sähköposti viestien katoamisesta roskapostisuodatuksen tms. vuoksi.
Muulla tavoin saapuneista asiakirjoista ilmoitetaan erikseen pyydettäessä. Asiakirjojen kirjaamiseen liittyviä asioita voi tiedustella seurakuntayhtymästä viraston aukioloaikoina.
Sähköpostiosoitteet
Virallinen asiointi: tampereen.seurakuntayhtyma@evl.fi
Sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi@evl.fi
Seurakuntien sähköpostiosoitteet:
- Seurakuntayhtymä: tampereen.seurakuntayhtyma@evl.fi
- Eteläinen seurakunta: tampereen.etelainensrk@evl.fi
- Harjun seurakunta: harju.tampere@evl.fi
- Messukylän seurakunta: messukyla.tampere@evl.fi
- Svenska församlingen: tammerfors.svenska.forsamling@evl.fi
- Tuomiokirkkoseurakunta: tampereen.tuomiokirkko@evl.fi
Sähköinen allekirjoitus
Viranomaiselle saapunutta sähköistä asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä viranomaisella ole syytä epäillä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä.
Niissä tapauksissa, joissa vaaditaan allekirjoitettua asiakirjaa, allekirjoitusvaatimuksen täyttää SähkL 18. § tarkoitettu sähköinen allekirjoitus.
Tampereen seurakuntayhtymällä ei ole vielä valmiuksia sähköisen allekirjoituksen käyttöön.
Hallintoasian voi aina laittaa vireille ilman allekirjoitusta. Viranhaussa edellytetään, että sähköpostilla lähetettyä hakemusta täydennetään allekirjoitetulla hakemuksella.
Seurakuntayhtymä edellyttää asiakirjan allekirjoittamista, mikäli asian käsittely vaikuttaa henkilön oikeuksia vähentävästi. Tällaisia ovat esim. virkavapaudet ja eroanomukset. Allekirjoitusta ei vaadita tavanomaisiin anomuksiin tai pyyntöihin.
Mikäli asian laatu tai asiakirjan eheys vaatii allekirjoitusta, on asiakirja myöhemmin täydennettävä allekirjoituksella. Tällöin seurakuntayhtymä pyytää erikseen asiakirjan täydentämistä.
Sähköisten viestien tietoturva
Asiakirjojen lähettäminen seurakuntayhtymään salatussa muodossa ei ole toistaiseksi mahdollista. Tästä syystä salaista tai salassa pidettävää tietoa sisältäviä asiakirjoja ei tule toimittaa seurakuntayhtymään sähköpostilla.
Asiakirjan muoto
Asiakirjat voi lähettää seurakuntayhtymään joko kirjoitettuna runko sähköpostiviestinä tai sähköpostin liitetiedostoina. Seurakuntayhtymään voidaan toimittaa asiakirjat joko RTF - tiedostomuotoisina (.rtf ), pdf - muotoisina tai Iso Latin 1 (tekstimuodossa) muodossa.
Muiden tiedostomuotojen tapauksessa on syytä ottaa yhteyttä seurakuntayhtymään ennen asiakirjan lähettämistä. Mikäli liitettä ei saada avattua, lähettäjään otetaan yhteyttä.