REKISTERISELOSTE

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §
Laatimispäivä: 4.10.2010

1. Rekisterinpitäjä

Seurakunnan/seurakuntayhtymän nimi:
Tampereen evankelis-luterilainen seurakuntayhtymä

Yhteystiedot :

Tampereen evankelis-luterilaisen seurakuntayhtymän keskusrekisteri,
PL 226/Näsilinnankatu 26
33101 TAMPERE
puh. (03) 2190 111, faksi (03) 2190 200
s-posti: keskusrekisteri.tampere@evl.fi
www.tampereenseurakunnat.fi/

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Viranhaltijan nimi:
Timo Takala, yhteisen seurakuntatyön johtaja puh. (03) 2190 212, s-posti: timo.takala@evl.fi

Yhteyshenkilö:
Gun Toivonen, rekisteripäällikkö
PL 226/Näsilinnankatu 26
33101 TAMPERE
puh. (03) 2190 555, faksi (03) 2190 200
s-posti: gun.toivonen@evl.fi

3. Rekisterin nimi

Tampereen ev. lut. seurakuntayhtymän seurakuntien kirkonkirjat

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

(rekisterin käyttötarkoitus)
Seurakuntayhtymän seurakuntien jäsenistä pidetään kirkonkirjoja seurakuntien toimintaa ja hallintoa varten sekä erikseen säädettyjen viranomaistehtävien hoitamista varten.
Tietojen käsittelyä säätelee yleisen henkilötietolain lisäksi laki uskontokuntien jäsenrekistereistä, kirkkolaki, kirkkojärjestys, avioliittolaki ja väestötietolaki.
Seurakuntien toiminnassa ja hallinnossa tietoja käytetään mm. kirkollisten vaalien vaaliluetteloiden valmistamiseen (teknisinä tallenteina ja paperitulosteina) jäsenille lähetettäviin postituksiin (teknisinä tallenteina, tarra- ja paperitulosteina) sekä tilastojen pohja-aineistoina (teknisinä tallenteina ja paperitulosteina).

5. Rekisterin tietosisältö

Seurakuntayhtymän seurakuntien jäsenistä ylläpidettävät tiedot:
• henkilötunnus, nimet, osoite ja kotikunta
• paikallinen rekisteriviranomainen
• perhesuhdetiedot
• kansalaisuustiedot
• edunvalvontaa ja toimintakelpoisuuden rajoitusta koskevat tiedot
• kuolinaika
• äidinkieli
• tietojen luovuttamista koskevat rajoitukset.
• seurakuntaan liittyminen ja eroaminen
• kirkolliset toimitukset

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan
• väestötietojärjestelmästä
• KITPA-tietokannasta (kirkollisten toimitusten tiedot) sekä
• seurakuntien omasta toiminnasta.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja rekisteröidään väestötietolaissa mainituin edellytyksin väestötietojärjestelmään ja KITPA-tietokantaan teknisen
käyttöyhteyden avulla. Yksityisille henkilölle ja yhteisöille luovutetaan paperitulosteella yksittäisestä jäsenestä tietoja, joita tarvitaan väestötietolain 6 luvun mukaisesti oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi (esim.
virkatodistuksia, sukuselvityksiä perunkirjoitusta ja perinnönjakoa varten).

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Käyttöoikeus tietoihin on keskusrekisterin henkilökunnalla ja rajatusti hautatoimen hautauspalvelun henkilökunnalla.
Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Käyttöoikeuden saaminen jäsentietojärjestelmään ja digitaaliseen kirkonkirja-arkisto-ohjelmaan edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä.
Manuaalinen aineisto:
Manuaalisia asiakirjoja säilytetään lukituissa tiloissa työntekijöiden työpisteissä tai arkistossa. Kirkonkirjat säilytetään
lukituissa tiloissa. Arkistoidut asiakirjat säilytetään asianmukaisessa arkistossa.
Sähköinen aineisto:
Digitaaliseen muotoon kuvatut kirkonkirjat (kirkonkirja-arkistoohjelma) sijaitsevat lukituissa tiloissa olevilla seurakuntayhtymän palvelimilla jotka toimivat seurakuntayhtymän sisäisessä verkossa. Ohjelmaa käytetään omilta työasemilta ja edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.
Jäsentietojärjestelmä sijaitsee lukituissa tiloissa olevilla palveluntuottajan palvelimilla, jotka toimivat terminaaliyhteyden
kautta suljetussa kirkkoverkossa. Järjestelmää käytetään omilta työasemilta. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.
Sähköiset asiakirjat säilytetään ohjeiden mukaisesti sähköisessä muodossa ja/tai paperisina arkistossa.
Käyttäjätunnukset annetaan käyttöoikeuksien myöntämisen yhteydessä.
Käyttöoikeudet rajataan tehtävien ja toimintojen mukaisesti.